Ośrodek adopcyjny prowadzi dokumentację dotyczącą kandydatów do przysposobienia dziecka i szkoleń tych osób oraz pomocy pedagogicznej, psychologicznej i z zakresu prawa rodzinnego udzielonej osobom, które przysposobiły dziecko. Prowadzi również rejestr osób, które ukończyły szkolenie.

Ośrodek adopcyjny gromadzi następujące informacje dotyczące kandydatów do przysposobienia dziecka:

1)   imię i nazwisko;

2)   obywatelstwo;

3)   adres miejsca zamieszkania;

4)   stan cywilny;

5)   wykształcenie;

6)   zawód;

7)   miejsce pracy;

8)   warunki mieszkaniowe;

9)   źródła dochodu;

10)  dane o stanie zdrowia niezbędne do stwierdzenia, że osoba może sprawować właściwą opiekę nad dzieckiem;

11)  informację o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.

Przepisy nie wskazują jak aktualne muszą być dane o stanie zdrowia i informacja o niekaralności. Praktyka poszczególnych ośrodków adopcyjnych jest w tym zakresie różna. Niektóre wymagają danych i informacji co najwyżej sprzed miesiąca, inne – trzech miesięcy.

W dniu 28 września 2012 r. Rzecznik Praw Dziecka wystąpił do Ministra Pracy i Polityki Społecznej z wnioskiem o wydanie zarządzenia w sprawie procedur dotyczących kwalifikowania kandydatów do pełnienia funkcji rodziny adopcyjnej. W piśmie Rzecznik proponuje, aby wobec kandydatów na rodziny zastępcze były przeprowadzane obowiązkowe badania psychiatryczne, zostały wydłużone praktyki zawodowe i odbycie części kursu w placówce instytucjonalnej zakończonej opinią o kandydatach, jak również, aby kwalifikacje kandydatów były weryfikowane co 3 lata. Rzecznik nie pisze jednak, które z powyższych propozycji powinny odnosić się również do kandydatów na rodziców adopcyjnych.